Så blev det tid til vores tredje og andet-sidste eksamensprojekt. Formålet med dette semester var at vi selv kunne arbejde selvstændigt og selv finde klient. D. 19 august var der kickoff til projektet. Da dette var valgfagssemester, var vi også blandet efter valgfag, i stedet for hold denne gang. Valgfagende bestod af Content Creation & Branding og Frontend Development – altså indhold til sociale medier eller hjemmesidedesign og kodning.
Dette semester besluttede jeg mig for at gå sammen med Alexander igen, som jeg også var sammen med i Projekt 2, dog alene os to denne gang.
Vi startede med at lave en ønskeliste over hvilke virksomheder vi godt kunne tænke os at arbejde sammen med. Jeg havde en del erfaring med at tage kontakt til virksomheder, så jeg havde ansvaret for at skrive ud til dem og være kontaktperson.
På listen inkluderede vi navnet på virksomheden, adresse til hvis vi skulle besøge dem, kontaktoplysninger og evt. en kontaktperson.
Vi rangerede virksomhederne efter prioritet, ud fra hvem vi helst havde lyst til at arbejde med – vi inkluderede også nogle ‘backup’ virksomheder, som vi var næsten sikre på ville indgå samarbejde med os, skulle vi få afslag fra alle andre.
Desuden skrev vi en email skabelon, så vi hurtigt kunne sende mails ud til de forskellige virksomheder.
Men vi endte med at komme i kontakt med Odense Eventyrgolf, Fyns største golf klub med beliggenhed i Fahlen, i syd-vest Odense. Vi havde ringet til dem og snakkede med Cecilia, som var meget imødekommende og glad for at vi viste interesse. Hun havde selv gået på UCL som Serviceøkonom, så hun havde meget kendskab til skolen og samarbejdet.
Herefter gik vi i gang med noget foreliggende research på vores nye klient, for bedre at få kendskab til deres forretningsmodel. Det gjorde vi med BMC. Vi fik arrangeret vores første klientmøde d. 4 september, hvor vi fik snakket og skrevet en masse noter ud fra den info vi fik. Cecilia havde meget styr på både kunder og klubben i sig selv, samt dets forskellige tilbud og initiativer. Mødet var rigtig informativt, og selvom vi i starten var lidt i tvivl med klienten, gik vi fra første møde positivt overrasket og med en god mavefornemmelse.
Hver uge havde vi også statusmøder med alle studerende og begge undervisere til stede. Én gruppe var ordstyrer til mødet og sørgede for at mødet var struktureret, mens en anden gruppe skrev noter ned – dette foregik på rotation.
Ud over disse møder havde vi også pitches hvor vi skulle give status men mere i præsentationsformat. Der var 3 pitches i uge 36, uge 40 og 46. Nogle af disse pitches præsenterede grupper for hinanden, for at få feedback.
Konceptet
Efter vores research og første klientmøde, fik vi hurtigt en fornemmelse af at OEGC (Odense Eventyrgolf) havde et ønske om at tiltrække flere yngre til klubben, siden der ikke var så mange initiativer fra deres side for dem. Vi valgte at undersøge dette nærmere, og fik udleveret medlemsdata fra OEGC om køns- og aldersfordeling. Her kunne vi se at den ældre generation var den største kundebase, mens de yngre i 20-års alderen udgjorde et overraskende stort antal.
Kombineret med et ønske om at både tiltrække flere unge til klubben, samt at de andre faciliteter også kunne blive brugt noget mere (f.eks. padelbanerne), besluttede vi os for vores problemstilling.
Hvordan kan Odense Eventyrgolf skabe interesse for unge og tiltrække nye medlemmer derfra?
Efter vi havde dannet os et overblik over vores klient, deres tilbud og initiativer, konkurrenter og andre eksterne indflydelser, gik vi i gang med at kigge på målgruppen.
Ud over en masse desk research på golf statistikker, oprettede vi et spørgeskema, som vi fik 48 svar tilbage på. Spørgeskemaet oprettede vi på baggrund af et KWHL skema over information vi manglede om målgruppen. Der var også lige pitch 2 d. 3 oktober, som fik os til at genoverveje vores tempo på projektet, da vi fik ret meget kritik for ikke at bevæget os siden sidste pitch.
Mens svarende langsomt kom ind fra spørgeskemaet, tog vi lige et hurtigt smut til Kroatien.
Efter vi kom hjem igen evaluerede vi hvad der var gået galt op til pitch 2. Vi satte tempoet op, og planagde hastigt at gå i gang med at begynde på nogle produktioner snarest muligt. Først begyndte vi at lave nogle interviews, som skulle give os noget mere kvalitativ data og forståelse på målgruppen, som efterfølgende også hjalp os med at danne personaer.
Vi analyserede dataen vi havde fået tilbage fra målgruppen, og begyndte at overveje hvad der kunne være værdifuldt for dem. OEGC har en pakke der hedder Play & Eat, hvor man kan låne udstyr, driving range, spille golf og slutte med en burger fra restauranten, som vi besluttede os for at markesdføre i denne sammenhæng, da det passede godt med at vores research på målgruppen konkluderede at størstedelen af målgruppen kunne overveje golf socialt, hvis det var casual golf.
Vi gik i gang med at planlægge en langtidsvideo, som skulle være målrettet personer der allerede var medlemmer, så de kunne hive deres venner med til golf og potentielt kunne konventere dem til betalende medlemmer i fremtiden. Her lavede vi storyboard, så vi vidste hvilken opbygning videoen skulle have, og hvilke scener vi skulle optage, da vi kun kunne låne banen til videooptagelse i et begrænset tidsrum.
Da vi også skulle fremhæve de sociale elementer i golf, skulle vi også bruge nogle modeller. Vi fandt derfor 4 frivillige, som gerne ville stå model for videoen, og fik kontaktet OEGC om at reservere banen til os i et tidsrum hvor vi kunne optage.
Så derfor tog vi ud på golfbanen d. 17 november. Vi medbragte et Sony A7s med et 24-105mm objektiv og smallrig cage til videooptagelser, plus en A7 III med et 50mm objektiv til fotos. Vi ville nemlig sørge for at benytte lejligheden fuldt ud og få så meget materiale som overhovedet muligt. Video blev også optaget i S-log, så det kunne farvekorrigeres senere.
Da vi planlagde dato for optagelserne, sørgede vi også for at dobbelttjekke vejrudsigten. Selvom vi var heldige med vejret, var det lidt værre at det blev så tidligt mørkt udenfor, siden vi først kunne komme på banen efter kl. 15, kun lidt over en time før det bliver mørkt på denne tid på året.
Efter optagelserne havde vi ca. 30GB råt materiale, så vi måtte arbejde på det hjemme fra vores computere, i stedet for bærbare Macbooks, pga. pladsmangel.
Da der også var fotoprojekt, redigerede vi første version af vores video til det, og fremviste den der for at få feedback og konstruktiv kritik til næste version. Vi foretog også nogle brugertest på videoen. Noget af det var kommentarer om teksterne og klipningen, som ikke fangede nok.
Vi nærmede os snart afleveringsdatoen, på at skrive rapporten omkring dette tidspunkt. Dvs. at vi. havde allerede lavet InDesign opsætningen tidligere i oktober og skrevet en del af teksterne i et almindeligt dokument indtil nu, så det var relativt nemt at sætte det ind i InDesign. Sidste år sad jeg og lavede hele rapporten på 2 dage, hvilket ikke var en oplevelse jeg gad gentage.
Imens vi skrev rapport gik vi også i gang med videoredigering igen. Alex arbejdede på en v2 af vores langtidsvideo, mens jeg arbejdede på en v1 til vores korttidsvideoer. Jeg skrev en del idéer til de korte ideoer, hvor jeg brugte elimineringsmetoden til at korte dem ned til 3 gode, som jeg efterfølgende lavede en kort brugertest på, for at finde 2 endelige versioner. Jeg havde brugt AIDA modellen til at skrive disse. Hensigten er at vi kan yderligere brugerteste og udvikle disse produktioner til forbedringer op til eksamen.
Siden vi også havde benyttet generativ AI til b.la. personaer, tænkte jeg også vi kunne prøve at lave noget videomateriale på burgeren, siden restauranten havde lukket på det tidspunkt vi optog på banen. Vi brugte Photoshop til at udvide billedet af burgeren de havde på et eksisterende banner
Efter vi havde redigeret langtidsvideo v2 og de to korttidsvideoer v1, uploadede vi dem til Youtube, satte dem ind i rapporten og afleverede eksamen. Med dette på plads, er vi nu klar til udvikle videoerne yderligere til forbedringer, og senere præsentere det for at få feedback fra klienten. Vi har også snakket om at medbringe en flaske vin, som tak for samarbejdet da OEGC generelt har været meget venlige og imødekommende for vores projekt.
Reflektion
Der var meget plads til forbedring i dette projekt. Mest af alt, bedre brug af tid. Som sædvanlig, ophobede der sig en masse i slutspurten, mens vi arbejdede på projektet i et meget begrænset omfang i det meste af September måned, pga. studiejob og planlægning af studieturen. Foto/videoprojektet tog også størstedelen af vores tid i 1 uge op til afleveringen af det. Dvs. at i uge 40 til uge 43, arbejdede vi også begrænset mængder på eksamensprojektet. I de sidste 2 uger blev vi nød til at omlægge vagter til vores studiejob, så vi var 100% fokuseret på eksamensprojektet.
Desuden har jeg også aldrig haft noget imod all-nighters, da jeg godt kan se det som nødvendighed for ikke at stresse på afleveringsdagen. Jeg må nok genoverveje dette valg, siden det ikke er alle der er enige med den strategi. Alexander var rimelig udmattet på vores første all-nighter op til afleveringen, mens jeg sov under en del af den anden. Jeg gentager, havde vi brugt tiden bedre i starten, havde vi haft mindre travlt.
En anden ting jeg selv selv skal arbejde på, er at give mere plads til mine teammedlemmer. Set i bakspejlet, har jeg stået for selve håndværket af en del af vores produktioner. F.eks. havde Alex en idé til nogle transitions i vores video til studiemakkerprojektet, som endda fik positiv feedback på. Havde jeg givet ham mere plads til produktion på ting på dette projekt også, ville det nok også havde hjulpet meget på hans motivationsniveau.
Hvilket bringer mig til næste punkt. Motivationen. For os begge har dette været en stor udfordring. Ikke fordi vores klient var noget problem, tværtimod, men højst sandsynligt pga. vi stressede igennem anden halvdel af projektet.
Et andet punkt at snakke om er hvordan stresset har påvirket os begge. Alex og jeg snakker rigtig godt i fritiden, men jeg har været nervøs for at vores konstant stress kan påvirke vores venskab, hvilket selvfølgelig ikke er meningen. Jeg fortryder selv at jeg ikke har givet Alex mere plads til at være kreativ og prøve sig frem, i stedet for at være egotripper og prøve at køre showet selv. Vi prøver at tage i biografen weekenden efter afleveringen, for at se om det kan hjælpe lidt på det. Det sidste jeg ønsker er at miste en ven over en dum eksamensopgave, som i sidste ende betyder meget mindre end venskaber.
Så hvad har jeg egentlig lært? Hvad er mine takeaways?
- Tidsplanlæg bedre: Sørg for at oprette Scrum eller tidsplan fra dag 1. Udnyt hele eksamensperioden og lad vær med at sammenligne hvor langt du er i processen i forhold til andre teams. Hvis hele semestret er bagud og du ikke kan se det, ender du med at sakke længere og længere bagud op til afleveringen.
- Ikke så meget kontrolfreak: Lad andre prøve sig lidt frem med den kreative del af projektet. Jeg har en dårlig vane med at tage for meget kontrol i produktionsfasen, men jeg skal også lade andre prøve sig frem med det. Jeg lod Alex håndtere langtidsvideoen, mens jeg sad med korttidsvideoerne i sidste ende, pga. dette, men jeg skulle bare have gjort det fra starten af.
- Hold styr på datoerne: Hold styr på hvornår der er pitches, statusmøder, projektafleveringer osv. De fungerer som en rigtig god indikator på hvor langt man bør være i projektet, og man bør derfor altid være foran hvad der forventes til disse møder. Har du ikke styr på det som os, ender du med at gå fra mødet sur, skuffet og udstillet foran alle andre teams som bagud, hvilket selvføgelig er pinligt.
- Planlæg teamdynamikken: Selvom I er et lille team, bør dynamikken stadig planlægges. Hvem har ansvaret for hvad? Hvem er projektleder? Hvordan takler I udfordringer og risisci? Når I har gjort dette, gælder det løbende om at holde disse målsætninger. F.eks. bør Scrum master have helt styr på datoer og status på projekterne. Er der også lige ansvarsfordeling, er der større chance for at alle får lavet lige meget, og ikke ender med at føle sig ubruglige.
- Samarbejd med andre teams: Jeg ved ærlig talt ikke hvad der er gået galt her. Vi har aldrig været super fantastiske til at kommunikere tværs vores semester, ud over projekt 5 hvor vi som nævnt havde en fælles Discord hvor grupper kunne samle spørgsmål til klient osv. Vi havde desuden et makkerteam på dette projekt, som vi overhovedet ikke har gjort brug af. Havde vi også snakket mere med alle de andre teams, kunne det være vi havde fået bedre insigt i hvilke elementer vi manglede til vores projekt.
Der er sikkert flere ting at nævne, som klart kunne forbedres, men hvilke ting fungerede rent faktisk positivt i dette projekt?
- Kommunikation is key: Hav en god dialog med dine teammedlemmer. Sørg for at lav noget sammen i fritiden, som ikke er projektrelateret for at skabe noget teambuilding. At kunne snakke ærligt men effektivt med hinanden er seriøst noget af det vigtigste i et team. Jeg tror stadig én af de eneste årsager til Alex og jeg har kunnet komme igennem projektet her, er pga. vi ikke har været bange for at snakke ærligt med hinanden.
- Hold pauser: I led med sidste punkt, er det også vigtigt at holde pauser, specielt i et projekt med denne længde. Projektet her varede lidt over 2 måneder, så vi har været i gang i rigtig lang tid. Hvis din hverdag ikke handler om andet end projekt i al den tid, så bryder man sammen. Alex og jeg var så på studietur, hvilket hjalp vidundere på motivationsniveauet. Mens vi fik voksenskældud under pitch 2 før studieturen, fik vi rigtig positiv feedback for at været kommet godt efter under pitch 3, nogle uger senere – og det var endda med foto/video projekt ved siden af. Så træk lige vejret en gang imellem, og fokusér på noget andet. Så har du mere energi efterfølgende.
- Vælg din klient med omhu: Det bør understreges at udvælge din klient med overvejelser. Lav en liste over klienter du kunne tænke dig at snakke med, hør andre mennesker om de har oplevelser med virksomheder på denne liste, og ring ud til dem først for at mærke hvordan de kommunikerer. Får du en stresset sælger eller receptionist i telefonen, er det nok ikke lige den klient du skal vælge. Sørg også for at vedligeholde kontakten med klienten. Så snart de er gået med til samarbejdet, bør du planlægge næste møde, og have styr på ca. hvornår de efterfølgende møder bør afholdes, og hvor mange I har behov for – nok flere end I tror, siden klienten sidder inde med kæmpe mængder af viden som selvfølgelig er absolut kritisk for dit projekt. Husk, uanset hvad er det klienten der er centrum, så at have god relation til dem er også en fantastisk idé. At give en gave til dem i slut af projektet kan også være en måde at vise taknemmelighed på, og en god garanti for at de husker jer i fremtiden, når I en dag kommer på jobmarkedet.
Alt i alt har der været plads til forbedringer under dette projekt. Lige nu trænger vi nok mest til at få det lagt bag os, for også at få bedre perspektiv på det. Selve projektet i sig selv har da været stressende, men eksamen i sig selv betyder ikke det helt store for mig. Hvilket gør mig endnu mere ked af at det har påvirket Alex og mig i den grad som det har. Jeg ville ønske at jeg kunne have gjort det til en bedre oplevelse, men er mere nervøs for at jo mere arbejde jeg lagde i det for at prøve at forbedre det, desto mere kontrol tog jeg over de forskellige elementer.